Reglement for arkiv

Eidskog privatarkiv
EMH har avtale med Eidskog kommune om oppbevaring av privatarkiv i hvelvet i Eidskog Rådhus.
Eidskog kommune har eget reglement for utlån av arkivsaker som EMH må rette seg etter.
EMH fikk i 1985 en bevilgning fra Norsk Kulturråd til registrering av privatarkiv på kr.47.000.
Med dette som grunnlag ble det satt i gang en innsamlingsaksjon overfor lag og foreninger, politiske parter m.fl. for avlevering til dette arkivet. Det er i dag ca 70 privatarkiv,  56 hyllemeter med arkivmateriale.
EMH vedtok et eget reglement for privatarkivet, sak 13/83 av 3/2 1987.

 

Reglement for Eidskog Privatarkiv
Formål
Eidskog Privatarkiv som er en underavdeling av Eidskog Museums – og Historielag (EMH) har som oppgave å ta vare på ulike kategorier av arkiv som faller utenom de offentlige arkivers ansvarsområde, f.eks.person – og familiearkiv, gardsarkiv, forretningsarkiv, foreningsarkiv, institusjonsarkiv og – samling

Drift
Driften av arkivet er underlagt styret for Eidskog Museums – og Historielag.
Oppbevaring
Arkivmaterialet blir i henhold til vedtak i Eidskog formannskap 24/2 1986, oppbevart i hvelvet i Eidskog Rådhus.
Oppløsning
Ved eventuell oppløsning av Eidskog Museums – og Historielag, gjelder EMH’s vedtekter om oppløsning. I tillegg kan Norsk privatarkivinstitutt kobles inn i en vurdering av arkivets framtidige plassering.

*********

For besøk i arkivet, behandling og bruk av arkivalia, gjelder følgende bestemmelser:

I)
Det oppnevnes en representant fra styret i EMH som sammen med konservator for Solør-Odal har adgang til arkivet og arkivmaterialet i hvelvet i Eidskog Rådhus. Disse skal alltid ha med seg en ansatt i Eidskog kommune når de er inne i hvelvet.
Disse er pålagt taushetsplikt overfor materiale som utifra personvernhensyn tilsier slik varsomhet.
Lagleder for EMH/konservator for Solør-Odal er øverste ansvarlige for at bestemmelsene om bruk og adgang til arkivet blir overholdt.

II)
Representanter for arkivskaper eller arkiveier har adgang til det arkivmateriale som gjelder den enkelte skaper eller eier.
I tilfelle hvor representanten ikke selv er arkivskaperen, eller er representant for arkivskapers styre eller tilsvarende, skal lagleder for EMH/konservator for Solør-Odal forvisse seg om eller skaffe bekreftelsene på fullmaktene i hans ærend.

III)
Det kan gis adgang til å benytte arkiver som kildemateriale for forskning.
For slik bruk skal det foreligge bekreftelse og tillatelse ifra arkivskaper/arkiveier.
I tillegg skal lagleder for EMH/konservator for Solør-Odal godkjenne all bruk av arkivalia.

Klausulerte arkiver kan ikke stilles til disposisjon for forskning eller tilgjengelighet for andre, medmindre det foreligger skriftlig tillatelse ifra arkivskaper / arkiveier om dette.

For all bruk av arkiver som kildemateriale i forskning, gjelder bestemmelsene om personvern, uansett enkeltarkivenes klausulering.

EMH kan herunder holde tilbake materiale av personvernhensyn selv om det ikke foreligger klausul på arkivet.

Hvor arkiver/arkivskaper ikke eksisterer, står EMH som arkiveier og gir eventuelle tillatelser.

IV)
Arkivmateriale lånes ikke ut
I spesielle tilfeller han arkiveier/arkivskaper selv, eller den han bemyndiger, få utlånt arkivalia i bestemte saker fra sitt arkiv.

Det føres kvitterte utlånskort, og det skal påsees at materialet kommer tilbake på plass.

Det er ikke adgang til å kopiere materiale fra arkivet uten etter arkivskapers / arkiveiers tillatelse. Normalt skal slike kopier returneres arkivet etter bruk. Kopieringer belastes bruker.

Det gis ikke adgang til å kopiere materiale i klausulerte arkiv.

V)
Eidskog Museums- og Historielag plikter å oppbevare arkivene uten å tilintetgjøre materiale etter at de er systematisert og katalogført.